איך נזהה את המפלצות זוללות הזמן שלנו, ומה ארגונים יכולים לעשות בעניין?
גאלופ הוציאו ספר שכותרתו Blind Spot: The Global Rise of Unhappiness and How Leaders Missed It. בתרגום חופשי "נקודת עיוורון:עליית האומללות הגלובלית, וכיצד מנהיגים פיספסו אותה". אחד המונחים שצדו את עיניי כשקראתי את התיאור של גאלופ הוא Time Famine– כלומר, רעב של זמן. מכירים את זה שאנחנו אומרים "אני לא מספיק/ה שום דבר", "אין לי זמן", "אני לא מבלה מספיק עם הילדים שלי", "אין לי דקה לעצמי", "כמה זמן לא פגשתי חברות/ים"? אז המונח - רעב של זמן - מתאר בדיוק את זה, והוא קשור בקשר חזק למדד האושר או האומללות שלנו.
העמקה נוספת במונח שלחה אותי לקרוא מחקר סוציולוגי שפורסם כבר ב 1999 ונקרא The Time Famine: Towards a Sociology of Work Time ונערך ע"י Leslie A. Perlow מאוניברסיטת מישיגן. המחקר נמשך במהלך 9 חודשים בהם מהנדסים נדרשו לפתח מדפסת, ובחן את האופן בו ניהלו את זמנם. המחקר העלה כמה תובנות מעניינות.
1. יומן ניהול זמן שניהלו המהנדסים הראה שהם בילו 60% מזמן העבודה שלהם בעבודה אינדיבידואלית, ו 35% מהזמן שלהם באינטראקציה עם עובדים אחרים. עד כאן, הכל טוב. הבעיה היא שזמן העבודה האינדיבידואלי "נדחק" בין פעילויות של אינטראקציה, והופיע בצורת "בלוקים" של 20 עד 40 דקות. בעוד שכל המהנדסים טענו שזמן העבודה המשותף היה חשוב מאוד לקידום הפרויקט ועמידה בלוחות זמנים, נראה ש רק 10% ממנו התמקד בנושאים דחופים. שאר הנושאים יכולים היו להיות מטופלים במסגרת זמן שיכול היה להיות מוקדש ביומן מראש לעבודה צוותית, ולא היה "דורס" את תכניות העבודה השבועיות של כל אחד מהמהנדסים.
2. תובנה מעניינת נוספת שעלתה מהמחקר, קשורה במנהלים. מנהלים (במיוחד בכירים) הם "יזמים"של עבודה, ולעתים רחוקות "מבצעים" של עבודה. ככל שהם "יוזמים" יותר עבודה (פגישות, בקשות ל מצגות, לגירסאות דמו וכד') כך הם בעצם מייצרים יותר הפרעות לעבודה של העובדים שלהם. ככל שהדרישות דחופות יותר, כך עולה מפלס ההפרעה.
3. וגם - עולם העבודה העכשווי מייצר הקשר (context) חברתי לעבודה – מצד אחד אנחנו נתונים בלחץ להיענות למשברים, ואלה שנחלצים לעזרה ולפתרון משבר נחשבים ל"גיבורים ארגוניים". מצד שני, נושאים שמועלים ע"י עובדים שהם בבחינת "חשוב אבל לא דחוף" נוטים להיות מוזנחים עד שהם הופכים ל "חשוב ודחוף", וכך נוצרים עוד ועוד משברים.
4. הקשר (context) חברתי נוסף נוצר כאשר הארגון מתגמל את אלה שעושים עבודה בעלת ניראות גבוהה (עבודה על הפרויקטים החשובים שנמצאים במוקד העניין הארגוני) מאחר והם נחשבים בעלי ערך גבוה להצלחה של המנהלים שלהם. לעומת זאת, עובדים שעסוקים בעבודת "מאחורי הקלעים" עם פחות ניראות יקבלו ציונים נמוכים יותר בשיחות ההערכה.
5. ולבסוף, המחקר מעלה את שאלת הערך שהארגון מייחס לעובדים שנחלצים לעזרתם של אחרים. האם כאשר עובדים מקדישים מזמנם על מנת ללמד ולקדם עובדים אחרים הארגון מתגמל אותם על זה באופן חיובי (לאו דווקא תגמול כספי) או האם המסר הוא "קודם כל תעשה את העבודה שלך, ואחר כך אם יש לך זמן תעזור לאחרים?". האם הארגון מבין ש 70% מהלמידה של העובדים שלו מתקיימת תוך כדי עבודה ומאפשר לעובדים את הזמן ללמוד וללמד?
וכך עובדים מוצאים את עצמם במעגל קסמים שקשה מאוד לצאת ממנו; משבר גורר משבר שמייצר עוד ועוד "הרואיות ארגונית" ומתגמל שוב ושוב את העובדים ש"קופצים" להציל את המצב. מנהלים מייצרים עוד ועוד הפרעות לעובדים שלהם, ועובדים שהורגלו לומר "כן" לכל מה שנזרק לעברם, כי אם יאמרו "לא" ישלמו על זה בבונוס השנתי או בקידום.
ואל מול התובנות האלה, כל כך ברור למה עובדים מתעקשים על עבודה מהבית, לפחות חלק מהזמן. שם הם עובדים ללא הפרעות, שם הם מצליחים "לאכול קצת זמן" עם המשפחה והילדים, עם עצמם.
אחד השינויים שנבדקו במחקר הוא יצירת "זמן שקט" שבו המהנדסים עבדו ללא הפרעות. שלושה ימים בשבוע, עד השעה 12:00 בצהריים היו "זמן שקט", ללא הפרעות, ללא פגישות וללא התייעצות עמיתים. בזכות "כיסי הזמן" האלה, הפרויקט התקדם בהצלחה והשקת המדפסת עמדה בלוחות הזמנים המאוד מאתגרים שהוצבו לה.
אז מנהלים, איך אתם מייצרים סביבת עבודה שמייצרת פחות הפרעות לעובדים שלכם?
ועובדים, איך אתם מנהלים את הזמן שלכם באופן שלא תהיו מורעבי זמן?
מציעה לכולם לחזור על הניסוי ולנהל "יומן זללני זמן". איך עושים את זה?
ביום חמישי מתכננים את השבוע שעומד להגיע. מתכננים כל יום, במרווחים של חצי שעה. מתי מגיעים למשרד, מתי מתיישבים לשולחן העבודה, מתי עונים למיילים, מתי עושים הפסקה לקפה, מתי יוצאים לצהריים ומתי מסיימים את היום. זה אמור להראות בערך כך:
אפילו מסמנים בצבעים שונים זמן עבודה לבד, זמן עבודה בפגישות F2F וזמן עבודה בפגישות וירטואליות.
במהלך השבוע, במידה ומה שתכננו התקיים – מסמנים אותו בירוק. במידה ולא התקיים, מסמנים באדום, וכותבים הערה ליד מדוע לא עמדנו בתכנון. זה נראה בערך כך:
אחרי שתעשו את התרגיל במהלך שבוע, תגלו כמה דברים:
מהם זללני הזמן שלכם? מהם / מיהם אותם גורמים שמפריעים לכם בעבודתכם?
האם אתם מתכננים בחסר? האם תכננתם לעבוד על המצגת במשך שעה וזה בעצם לוקח יותר?
מהם הטריגרים שלכם? אילו כפתורים יש בכם, שלחיצה עליהם גורמת לכם להגיב? בקשה לעזרה? התייעצות? סיפור על חוויות סוף השבוע? מה גורם לכם לעזוב הכל ולהפוך ל "גיבורים ארגוניים"?
איזו שיחה כדאי לנהל עם המנהלים שלכם? האם לגבי עומס עבודה? האם לגבי הפרעות?
ומה עוד למדתם? שתפו אותי
שלכם, שעדיין מחפשת את החנות שמוכרת אבקת זמן,
דפנה אביטל
יועצת ארגונית
