הרבה דרכים מובילות לרומא, והדרך שלך אינה בהכרח הטובה ביותר
אני פוגשת הרבה מנהלים, ואחת הדילמות החוזרות על עצמן, בכל הדרגים, היא הקושי לנהל את האסטרטגי, כי הטקטי שואב את כל זמנם.
הפתרון - להעביר חלק מהמשימות למדווחים הישירים שלהם. האצלה, מה שקוראים באנגלית Delegation, היא אחת המיומנויות החיוניות ביותר למנהלים. כאשר עושים זאת נכון והיטב, האצלה מגבירה את הפרודוקטיביות – של המנהל, ושל המדווחים הישירים, משפרת את מורל הצוות, מפתחת את העובדים (ועל הדרך מעלה את המחוברות שלהם, ואת אחוזי השימור), ומביאה לתוצאות טובות יותר.
ולמרות שהרבה מנהלים מודעים ליתרונות של האצלת סמכויות, בפועל, ביומיום, מנהלים רבים מתקשים במימוש המיומנות הזו. לעתים, בגלל שהם מרגישים שהם יכולים לעשות את המשימה טוב יותר בעצמם, לפעמים בגלל שהם רוצים לחסוך זמן ללקוח, ואולי בגלל שהם לא סומכים על חברי הצוות שלהם שיעשו אותה נכון. אז הנה כמה טיפים להאצלה נכונה:
ביחרו את האדם המתאים לתפקיד
הצעד הראשון בהאצלה אפקטיבית הוא בחירת האדם המתאים למשימה. פירושו, בחינה של הכישורים, המוטיבציה, הניסיון ועומס העבודה שלהם. אתם רוצים לוודא שיש להם את הכישורים והידע הדרושים כדי להשלים את המשימה ביעילות, ושיש להם את הזמן והמשאבים לעשות זאת. על ידי האצלה לאדם הנכון, אתה מגדיל את סיכויי ההצלחה ומפחית את הסיכון לטעויות.
"Hire people who are better than you are, then leave them to get on with it . . . . Look for people who will aim for the remarkable, who will not settle for the routine." (David Ogilvy)
ספקו הנחיות ברורות
לאחר שבחרתם את האדם הנכון לתפקיד, חשוב לספק הנחיות ברורות. משמעות הדבר היא תיאור המשימה, התוצאות הצפויות, לוחות זמנים ואבני דרך. ספקו כל מידע או משאבים רלוונטיים שהם עשויים להזדקק להם כדי להשלים את המשימה, כמו הנחיות, תבניות או נתונים. כאשר אתם נותנים הנחיות, בידקו שהם הובנו באמצעות שאלות כמו: איך אתם חושבים להתחיל את המשימה? את מי אתם שוקלים לערב? איך ייראה התוצר? מתי תוכלו להגיש טיוטה ראשונה?. על ידי מתן הנחיות ברורות, ובדיקה שהן אכן הובנו, אתם מפחיתים את הסיכון לאי הבנות, להנחות מוטעות ומגדילים את סיכויי ההצלחה.
תנו להם אוטונומיה
אחד היתרונות של האצלה הוא שהיא מעניקה לחברי הצוות יותר אוטונומיה ובעלות על עבודתם, וכתוצאה מכך אתם מגדילים את המעורבות שלהם ואת ההשקעה במשימה. כדי לתת למדווחים שלכם יותר אוטונומיה, עליכם לספק להם את גבולות הגזרה שבתוכם יש להם את החופש לקבל החלטות ולקחת יוזמה. חשוב לתאם מראש מתי הם מערבים אתכם, מתי הם נדרשים לאישור מכם ובאילו צמתים תירצו לבחון את ההתקדמות שלהם. והכי חשוב – שחררו! את המחשבה שהדרך שלכם להגיע לתוצאה היא הדרך הטובה ביותר. כל הדרכים מובילות לרומא (כשברור שרומא היא היעד), ושלכם היא לאו דווקא הטובה ביותר.
"Don't tell people how to do things, tell them what to do and let them surprise you with their results." (General Patton)
ספקו משוב ותמיכה
אחד הביטויים המטרידים ביותר שאני שומעת ממנהלים הוא "שגר ושכח". האצלה אינה אומרת ששכחת מהמשימה לחלוטין. האחריות נשארת אצלך! לכן, חשוב לספק משוב ותמיכה לאורך כל התהליך, לבדוק את ההתקדמות שלהם, לספק משוב בונה ולהציע הכוונה או משאבים בעת הצורך.
תלמדו מהניסיון
בתום התהליך, שבו לתיחקור התהליך. תחילה – בינכם לבין עצמכם – מה איפשרה ההאצלה?מה למדתם על עצמכם? מה תעשו אחרת בפעם הבאה? ואז, שבו עם המדווחים הישירים ובידקו: מה עבד טוב? מה ניתן לעשות טוב יותר בפעם הבאה? איך הרגישו העובדים בתהליך?
האצלה היא מיומנות מכרעת למנהלים, אבל זה לא תמיד קל. על ידי בחירת האדם המתאים לתפקיד, מתן הנחיות ברורות, מתן אוטונומיה, משוב ותמיכה ולמידה מהניסיון, תוכלן להאציל ביעילות ולהשיג תוצאות טובות יותר. תרגול מתמשך של המיומנות הזו, יביא אתכם לבצע אותה טוב יותר בכל פעם. אז תתחילו בקטן ובנו את כישורי האצלה שלך לאורך זמן.
ואם אתם צריכים ליווי – אני כאן בשבילכם!
שלכם,
דפנה אביטל
מלווה מנהלים להצלחה
#leadershipskills #executivecoaching #managementskills #managementtraining #deleation #strategicmanagement
